Un software de gestión está compuesto por una serie de herramientas que facilitan la gestión empresarial. Su cometido es facilitar, agilizar y automatizar los trámites diarios de las empresas, para así comprimir el volumen de trabajo. Se denomina ERP (Enterprise Resource Planning o sistema de planificación de los recursos empresariales) al conjunto de procesos que gestionan diferentes tareas y áreas empresariales en un mismo software.
Las herramientas con las que se gestionan las tareas y procesos dentro de un ERP son los módulos. Cada módulo tiene una serie de características específicas, en función de las cuales se determinan los módulos que debería incluir cada software.
Se trata de una herramienta de mejora de las hojas de Excel que, además de no estar creadas para almacenar tantos datos, no cuentan con funcionalidades específicas que sí encontramos en los softwares de gestión de proyectos.
Son muchas las características y ventajas a la hora de trabajar en equipo que tienen nuestros softwares de gestión empresarial personalizados.
Destaca que se trata de un sistema de gestión exclusivamente online, almacenado en la nube, por lo que es accesible desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Basta con loguearse en la pantalla de seguridad accediendo desde el rol de usuario adjudicado previamente. En función del tipo de cliente y el tipo de información almacenada en la aplicación, puede ser conveniente añadir algún sistema de seguridad de doble identificación (como un código enviado al correo electrónico o un SMS).
Cada cliente cuenta con una ficha individual, donde los datos se pueden consultar y modificar si es necesario, y donde se almacena un historial de modificaciones y empleados. Para llegar a la ficha de los clientes, se habilita la opción de búsqueda sencilla o avanzada, que facilita el proceso filtrando el tipo de búsqueda que se realiza.
Para empezar a utilizar el software de administración empresarial, nuestros clientes tienen la posibilidad de importar su propia base de datos para empezar a gestionar sus propios clientes, facturas y demás información con este tipo de programa. Tanto su configuración como su implementación son sencillas, por lo que nuestros clientes pueden utilizar nuestro software de manera intuitiva.
Con nuestros softwares de gestión empresarial, se aúna toda la información en una base de datos compartida, evitando tener datos duplicados, que sea accesible para todos los empleados. Esto es muy importante a la hora de economizar el tiempo de gestión de tareas entre departamentos, ya que se eliminan partes del proceso interno de comunicación.
Económicamente, concentrar toda la información sobre clientes, proveedores, facturas y demás información administrativa en un solo software reduce los gastos de la empresa. Y el precio de estos softwares de gestión para empresas no es tan elevado como puede parecer.
La integración de herramientas externas es indispensable para la utilización de este tipo de software. Pero no es posible integrar cualquier tipo de herramienta, ya que para que dicha integración se produzca, es necesaria la aprobación por ambas partes. Es decir, la herramienta que se quiera integrar debe dar permiso, y no todas lo dan.
Sin embargo, los softwares de gestión empresarial pueden integrarse con multitud de aplicaciones, como páginas web corporativas, tiendas online, mailing automático o con programas de terceros, como bases de datos de publicidad.
La importación de ficheros de bases de datos propios, en formatos como Excel o Txt, es clave para el buen funcionamiento de los softwares de gestión. Con la carga de estos ficheros, se consigue aunar en el software los datos de los clientes previos a la utilización del mismo.
Por ejemplo, un sistema de ecommerce debe integrar el stock de la tienda online, las bases de datos de clientes, pedidos, facturas, etc. Si toda esta información queda automatizada, se ahorra mucho trabajo manual y, por lo tanto, mucho tiempo. Lo mismo sucede con el envío de información sobre pedidos vía email o SMS, ya que es un trabajo muy laborioso que puede simplificarse con la utilización de los softwares de gestión comercial.
El software de gestión personalizado debe poder adaptarse a cualquier modelo de negocio, pero en caso contrario el proceso que se realiza es muy genérico y puede no satisfacer las necesidades del cliente. Por ello, en CRM para empresas tratamos de cubrir las necesidades de los clientes, el tipo de trabajo que realizan y los trabajos que quieren automatizar con las funcionalidades de nuestro software.
Existen muchos tipos de empresas que pueden necesitar automatizar sus procesos, y no todos son iguales. Por ello, en función del tipo de empresa y sus necesidades, se deben elegir los módulos de gestión adaptados a los procesos de cada empresa.
Por ejemplo, existen módulos concretos para softwares de gestión administrativa, como contabilidad o gestión documental; softwares de gestión de capital humano, como pago de nóminas o productividad de los empleados; también existen otro tipo de módulos más específicos y que se adaptan a las necesidades de las empresas, como por ejemplo los módulos para franquicias, de gestión de activos o para empresas de servicios.
Para las tiendas online o ecommerce, existen módulos de inventario, para automatizar las entradas y salidas de stock.
Como proveedores de software de gestión empresarial, podemos decir que este tipo de programas son muy importantes a la hora de agilizar el trabajo, ya que automatizan procesos manuales y ayudan a ahorrar tiempo.
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