Crear un CRM en WordPress: caso Cooperating Volunteers

Un diseño elegante, que respete parámetros de calidad en cuanto a usabilidad, o que sea responsive, son aspectos a tener muy en cuenta en el desarrollo de una página web. Esta serie de conceptos tienen que ir en sintonía con una estrategia de marketing onlinepara cumplir objetivos a nivel comercial y de impacto en el usuario final. Pero, en ocasiones, las páginas web también pueden y deben cumplir una serie de objetivos internos que afectarán y mejorarán la productividad y eficiencia de una organización. De este modo, conseguimos que la página web no sólo se convierta en una herramienta de captación y conversión, sino también en una utilidad que ayudará a un determinado grupo de trabajadores  a desempeñar de forma más eficaz sus funciones. Esta ha sido la situación de Cooperating Volunteers, organización de voluntarios que necesitaba agilizar los trámites de voluntariado y tener fácil acceso y modificación de los datos de cada voluntario. En Tic Revolution detectamos que la página web de Cooperating utilizaba elCMS WordPress, por lo que decidimos proponer un desarrollo CRM específico con las funcionalidades que necesitaban, de manera que pudieran gestionarlo todo desde la herramienta central en la que se ha convertido su página web. 

Qué opciones de gestión necesitaba Cooperating Volunteers

• Una solución de gestión que les permitiera contar, en una sóla base de datos, con todos los voluntarios, así como algunas de sus características básicas en un simple vistazo.
• Posibilidad de clasificar, ordenar y filtrar, de forma sencilla, el listado de voluntarios según determinados parámetros, como acciones de voluntariado realizadas, nombre, edad, etc.
• Enviar emails de forma automática a los voluntarios.
• Gestionar con facilidad el alta, baja o modificación de los datos de los voluntarios que colaboran con la organización.

Por qué y cómo integrar un CRM con WordPress

Tic Revolution realizó una auditoría inicial en la que detectó que la organización utilizaba de forma habitual la página web, que estaba desarrollada con el apoyo del CMS wordpress. La integración de un CRM en este gestor de contenidos suele dar muy buenos resultados por dos razones principales:

• El propietario de la página conoce el entorno en el que realizará las gestiones, con lo que no es un sistema intrusivo.
• Permite cumplir con estándares mínimos en cuanto a seguridad, rapidez de gestión y contacto con los voluntarios de forma rápida.

De este modo, Tic Revolution inició un proceso de implantación en el que se han integrado funciones de gestión al mencionado CMS de wordpress. De esta manera, hemos conseguido implantar procesos batch, para la automatización de procesos, como por ejemplo el envío automático de emails a voluntarios en función de unas necesidades concretas de la organización.

Tic Revolution también ha configurado de forma específica los roles de los usuarios, en función de las necesidades y rangos de Cooperating Volunteers. Del mismo modo, estos roles son fácilmente modificables y personalizables, de manera que la organización cuenta con independencia absoluta a la hora de gestionar el nuevo sistema CRM. Esto también le ha supuesto un importante ahorro de costes y de tiempo, ya que no depende de terceros a la hora de gestionar, de forma más rápida y eficiente, todo lo que convierte al voluntariado de la organización.